Beli Meterai Elektronik untuk Dokumen Legal Perusahaan: Bagaimana Menentukan Kebutuhannya?

Perusahaan perlu beli meterai elektronik saat dokumen digital memuat nilai uang di atas Rp5 juta. Jumlah kebutuhan bergantung pada jenis dokumen, volume bulanan, dan alur persetujuan. Penentuan yang tepat mencegah dokumen dianggap tidak bermeterai.

Dokumen Apa yang Dikenai Bea Meterai?

Bea meterai adalah pajak atas dokumen. Tarifnya tetap Rp10.000 per dokumen sejak UU Nomor 10 Tahun 2020 berlaku. Dokumen yang menyatakan uang di atas Rp5 juta, seperti kuitansi atau pengakuan utang, termasuk objek bea meterai. Surat perjanjian juga umumnya masuk kategori tersebut.

Tidak semua dokumen terkena kewajiban ini. UU Nomor 10 Tahun 2020 juga memuat daftar dokumen yang bukan objek bea meterai. Karena itu, pemeriksaan tetap dilakukan per dokumen.

Sejak Oktober 2021, emeterai tersedia sebagai pilihan untuk dokumen digital. Pembubuhannya dilakukan lewat sistem meterai elektronik, bukan ditempel secara fisik. Dasar aturannya tercantum dalam PMK Nomor 134/PMK.03/2021.

Meterai dan Tanda Tangan Elektronik Tidak Sama

Keduanya sering dianggap satu paket. Padahal fungsinya berbeda. Meterai elektronik menandai pembayaran pajak atas dokumen. Tanda tangan elektronik memverifikasi identitas penanda tangan dan keutuhan dokumen.

Aturan pembubuhan emeterai tidak mewajibkan adanya tanda tangan elektronik. Meski begitu, keduanya bisa dijalankan dalam satu alur kerja. Cara ini membantu dokumen selesai tanpa dicetak ulang.

Ilustrasi: Kontrak Vendor dan Invoice Bulanan

Sebagai ilustrasi, bagian legal sebuah perusahaan distribusi mengurus 30 kontrak vendor per bulan. Ada pula puluhan invoice bernilai di atas Rp5 juta. Kontrak umumnya memerlukan meterai. Invoice harus dicek satu per satu, sebab objek bea meterai bergantung pada isi dokumen.

Dengan 30 kontrak, biaya meterai minimal Rp300.000 per bulan. Dalam setahun, jumlahnya setara Rp3,6 juta. Angka ini belum termasuk dokumen lain. Perusahaan yang tidak menghitungnya sejak awal rawan kehabisan kuota saat tenggat dekat.

Meterai Tempel atau Elektronik? Ini Perbandingannya

Tabel berikut merangkum empat kriteria yang lazim dipertimbangkan sebelum memilih jenis meterai.

Bagi perusahaan dengan alur dokumen digital, pilihan elektronik biasanya lebih selaras dengan proses kerja. Tinjau juga kebiasaan mitra bisnis dalam menerima dokumen.

Langkah Praktis Menghitung Kebutuhan

1. Daftar jenis dokumen rutin, misalnya kontrak, kuitansi, dan surat pernyataan.
2. Tandai dokumen yang menyebut nominal, lalu periksa apakah melewati Rp5 juta.
3. Hitung rata-rata dokumen terutang per bulan, lalu kalikan dengan Rp10.000.
4. Sisihkan cadangan untuk dokumen mendadak di luar rencana.
5. Periksa keaslian meterai setelah pembubuhan, karena meterai tidak sah dianggap tidak ada.
6. Catat setiap dokumen bermeterai dalam satu daftar agar mudah diaudit.

Cara Lain Membayar Bea Meterai

Selain memakai meterai, pembayaran dapat dilakukan lewat Surat Setoran Pajak. Cara ini terbatas pada kondisi tertentu. Contohnya penggunaan lebih dari 50 dokumen atau gangguan pada sistem meterai elektronik.

Karena itu, jalur ini bukan pengganti rutin. Perusahaan tetap perlu merencanakan kuota meterai secara teratur.

Pertanyaan yang Sering Muncul

• Berapa tarif emeterai per dokumen?
  Tarif tetapnya Rp10.000 per dokumen.
• Apakah kuitansi di bawah Rp5 juta wajib bermeterai?
  Umumnya tidak, karena batas dokumen bernilai uang adalah di atas Rp5 juta.
• Apakah pembubuhan emeterai wajib disertai tanda tangan elektronik?
  Tidak, aturan pembubuhannya tidak mensyaratkan hal itu.

Arah Pengelolaan Dokumen Legal Berikutnya

Sejak UU Nomor 10 Tahun 2020, dokumen elektronik resmi masuk cakupan bea meterai. Perusahaan yang hendak beli meterai elektronik sebaiknya memetakan jenis dokumen lebih awal. Untuk menyelaraskan meterai dengan alur tanda tangan, perusahaan dapat berkonsultasi dengan penyedia layanan tanda tangan elektronik tersertifikasi. Pendekatan berbasis data dokumen membuat pengadaan meterai lebih terukur.