Cara Buat Tanda Tangan Digital untuk Perjanjian Subkontraktor, Ini Urutannya

Cara buat tanda tangan digital untuk perjanjian subkontraktor terdiri dari lima langkah. Mulai dari memilih penyedia, verifikasi identitas, mengunggah dokumen, menandatangani, hingga menyimpan arsip. Selama memenuhi syarat UU ITE, hasilnya sah dan dapat menjadi alat bukti.

Kenapa Kontrak Subkontraktor Sering Molor di Tahap Tanda Tangan

Proyek konstruksi sering melibatkan banyak subkontraktor di lokasi berbeda. Dokumen fisik harus dikirim, ditandatangani, lalu dikirim kembali. Satu dokumen bisa tertahan berhari-hari hanya karena penanda tangan sedang di lapangan. Bayangkan kontraktor utama yang menunggu kontrak pekerjaan instalasi listrik, sementara material sudah tiba di lokasi.

Tandatangan elektronik memangkas jeda itu. Penanda tangan cukup membuka tautan dari ponsel, memeriksa isi dokumen, lalu membubuhkan tanda tangan. Seluruh proses tercatat waktunya, sehingga riwayat persetujuan mudah ditelusuri. Bagi subkontraktor kecil, hal ini mengurangi ongkos kurir dan waktu tunggu pembayaran termin.

Dasar Hukum yang Perlu Dipahami Lebih Dulu

UU ITE mengakui tanda tangan elektronik sebagai alat yang memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah. Syaratnya, data pembuatan tanda tangan hanya terkait dengan penandatangan dan proses penandatanganan dapat diverifikasi. PP Nomor 71 Tahun 2019 membedakan tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tidak tersertifikasi. Yang tersertifikasi diterbitkan penyelenggara sertifikasi elektronik yang diakui pemerintah.

Ada satu pengecualian penting. Dokumen yang menurut undang-undang harus berbentuk akta notaril tidak dapat digantikan tanda tangan elektronik. Perjanjian subkontraktor biasa umumnya tidak termasuk, namun pengecekan ke konsultan hukum tetap disarankan.

Lima Langkah Praktis dari Draf hingga Arsip

Alurnya bisa dijalankan tanpa tim teknis khusus.

1. Finalisasi draf kontrak dalam format PDF, lengkap dengan lampiran lingkup kerja, nilai proyek, dan jadwal.
2. Pilih platform yang menerbitkan sertifikat elektronik dan mencatat jejak audit.
3. Verifikasi identitas penanda tangan, biasanya lewat KTP dan swafoto.
4. Tentukan urutan penanda tangan, misalnya subkontraktor lebih dulu, baru kontraktor utama.
5. Unduh dokumen final beserta sertifikat penyelesaian, lalu simpan di tempat yang dapat diakses tim hukum.

Setiap tahap terekam otomatis, sehingga tidak perlu lagi mencatat status dokumen secara manual.

Tanda Tangan Basah atau Digital, Mana yang Lebih Sesuai

Tabel di atas menunjukkan perbedaan utama, meski keputusan akhir tetap bergantung pada jenis dokumen.

Untuk kontrak bernilai besar, sebagian perusahaan memilih menggabungkan keduanya. Dokumen utama ditandatangani secara digital, sedangkan lampiran teknis tetap dicetak untuk kebutuhan lapangan. Pendekatan ini menjaga kepraktisan tanpa mengabaikan kebiasaan tim proyek.

Kesalahan yang Sering Terjadi di Lapangan

Beberapa kekeliruan berikut kerap muncul pada kontrak proyek.

• Mengirim draf yang masih direvisi. Proses tanda tangan sebaiknya dimulai setelah kedua pihak menyetujui versi final.
• Memakai tanda tangan berupa gambar tanpa sertifikat. Verifikasinya sulit bila kontrak kelak disengketakan.
• Lupa memeriksa kewenangan penanda tangan. Pastikan yang menandatangani adalah direktur atau pihak dengan surat kuasa.
• Tidak menyimpan jejak audit. Dokumen final sebaiknya diarsipkan bersama lognya.
• Menandatangani lewat jaringan publik yang tidak aman. Gunakan koneksi tepercaya dan aktifkan verifikasi tambahan bila tersedia.

Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah tandatangan elektronik sah untuk kontrak subkontraktor?
  • Sah selama memenuhi syarat UU ITE dan bukan dokumen yang wajib berbentuk akta notaril.
• Apakah dokumen tetap memerlukan meterai?
  • Dokumen yang dikenai bea meterai tetap memerlukannya, dan meterai kini tersedia dalam bentuk elektronik.
• Apakah subkontraktor harus memasang aplikasi khusus?
  • Tergantung platform, tetapi banyak yang cukup memakai tautan lewat peramban ponsel.

Arah Kontrak Konstruksi ke Depan

Digitalisasi dokumen proyek cenderung terus meluas seiring kebutuhan akan efisiensi dan transparansi. Kontraktor yang ingin memastikan legalitas prosesnya dapat berkonsultasi dengan penyedia tanda tangan elektronik tersertifikasi seperti ezSign. Rujukan semacam itu membantu memastikan alur verifikasi, penyimpanan, dan jejak audit sesuai ketentuan. Pada akhirnya, kontrak yang rapi sejak awal mengurangi risiko sengketa di tengah pekerjaan.