AdminSudah capek-capek nyiapin acara, budget keluar banyak, konsep katanya “wah”, tapi pas hari H… pengunjungnya sepi. Booth lengang, kursi kosong, suasana nggak hidup. Kalau ini kejadian di acara kamu, jangan buru-buru nyalahin pasar atau bilang, “emang lagi sepi.” Bisa jadi, masalahnya ada di event organizer (EO) yang kamu pilih.
Faktanya, EO bukan cuma soal eksekusi teknis. Mereka punya peran besar dalam menentukan apakah sebuah acara bakal rame, biasa aja, atau malah zonk.
EO Bukan Sekadar “Pelaksana Acara”
Masih banyak yang mikir EO tugasnya cuma: siapin panggung, atur rundown, urus vendor, beres. Padahal, EO yang profesional harusnya terlibat dari tahap strategi.
Mulai dari:
- Siapa target pengunjungnya?
- Konsep acaranya cocok nggak sama target itu?
- Jam dan lokasi sudah ideal atau belum?
- Experience apa yang bikin orang mau datang dan stay lama?
Kalau EO cuma fokus ke teknis tanpa mikirin sisi pengunjung, ya jangan heran kalau acaranya terasa hambar.
Konsep Acara Nggak “Kena” ke Target
Salah satu penyebab acara sepi adalah konsep yang terlalu umum atau malah nggak relevan. Misalnya, targetnya anak muda, tapi konsepnya kaku dan terlalu formal. Atau targetnya B2B profesional, tapi acaranya terlalu ramai gimmick tanpa isi.
EO yang kurang paham market biasanya akan:
- Pakai konsep template
- Ikut-ikutan tren tanpa tahu cocok atau nggak
- Nggak riset perilaku audiens
Hasilnya? Acara jadi “oke di atas kertas”, tapi nggak menarik buat didatengin.
Promosi Acara Setengah-Setengah
Ini juga sering kejadian. EO fokus ke hari H, tapi lupa satu hal penting: gimana caranya orang tahu kalau acara ini ada?
Promosi yang asal-asalan bikin acara susah rame, meskipun konsepnya bagus. Beberapa kesalahan klasik:
- Promosi terlalu mepet dengan hari acara
- Channel promosi nggak sesuai target audiens
- Pesan promosi nggak jelas (acaranya tentang apa sih?)
EO yang berpengalaman biasanya sudah punya gambaran strategi promosi, minimal dari sisi timing, kolaborasi, dan aktivasi.
Pengalaman Pengunjung Kurang Dipikirkan
Kadang pengunjung datang, tapi nggak betah. Akhirnya cepat pulang dan nggak ada efek word of mouth. Ini bisa terjadi karena:
- Alur masuk acara ribet
- Registrasi bikin antre panjang
- Susunan acara ngebosenin
- Nggak ada momen yang “ngena”
EO yang baik selalu mikirin journey pengunjung, dari sebelum datang sampai pulang. Bukan cuma biar rame, tapi biar pengunjung puas dan pengen balik lagi.
Kurang Evaluasi & Insight dari Event Sebelumnya
EO yang profesional biasanya belajar dari event-event sebelumnya. Mereka tahu:
- Apa yang berhasil
- Apa yang gagal
- Pola pengunjung
- Waktu paling rame dan paling sepi
Kalau EO kamu nggak pernah bahas evaluasi atau insight, besar kemungkinan mereka jalan tanpa data. Dan acara tanpa data itu seperti nebak-nebak, hasilnya ya untung-untungan.
Jadi, Harus Gimana?
Kalau kamu nggak mau acara berikutnya bernasib sama, mulai lebih selektif pilih event organizer. Jangan cuma lihat harga atau janji manis di awal. Tanyakan:
- Pernah handle event serupa atau belum?
- Gimana cara mereka narik pengunjung?
- Apakah mereka bantu mikirin konsep dan promosi?
- Seberapa detail mereka bahas experience pengunjung?
EO yang tepat bukan cuma bikin acara “jalan”, tapi bikin acara hidup.
Kesimpulan
Acara sepi pengunjung bukan selalu karena pasarnya yang salah atau produknya kurang menarik. Sering kali, akar masalahnya ada di event organizer yang kurang strategis, kurang riset, dan terlalu fokus ke teknis.
Kalau kamu ingin acara yang bukan cuma terselenggara, tapi juga rame, berkesan, dan berdampak ke brand atau bisnis, pastikan kamu bekerja sama dengan partner yang paham dunia event secara menyeluruh.
Ingin acara kamu lebih hidup dan tepat sasaran? Percayakan perencanaan dan eksekusi event kamu bersama Magenta. Dari konsep, promosi, sampai pengalaman pengunjung, Magenta siap bantu bikin acara kamu benar-benar berkesan.
